PERSONVERNERKLÆRING FOR ADVOKATFIRMAET BJØRGE – SKAARAAS & CO AS

 

Sist endret: 6.7.2018

 

Denne personvernerklæringen gjelder for Advokatfirmaet Bjørge – Skaaraas & Co AS («vi» eller «oss»). Vi
er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne
personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor.

 

Hvem vi behandler personopplysninger om

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:
– Privatkunder
– Klienter i straffesaker
– Kontaktpersoner hos virksomhetsklienter
– Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
– Personer som er involvert i saker vi bistår i
– Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
– Besøkende på vår nettside

 

Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag
Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer
personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.
Etablering av klientforhold: Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi
en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget.
Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f
(interesseavveining).

 

Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn og hva saken gjelder. Generelt sett vil ikke
konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger.

 

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi kunne foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i
hvitvaskingsloven. Dette innebærer blant annet at vi henter inn kopi av gyldig legitimasjon. Kundekontrollen
er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1
bokstav c.

 

Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon om klienten. Dette omfatter som regel klientens
navn og adresse. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå
avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virkssomhetskunder bygger
registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

 

Sakshåndtering: Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller
andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten
oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med
oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). I noen
saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og
lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2
bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf.
personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

 

Kunnskapsforvaltning: Materiale vi har mottatt eller utarbeidet i forbindelse med en sak, vil kunne blir
gjenbrukt i arbeid med andre saker. Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet
kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

 

Klientadministrasjon: Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og
kostnader som er påløpt på en sak registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i
forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), mens
det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. GDPR
artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

 

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Vi oppbevarer saksdokumenter i inntil 10 år etter at
oppdraget er avsluttet. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten
og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som
er lagret på en sak igjen kan bli aktuell. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er
GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre
gjeldende eller forsvare rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny 2018) § 11.

 

Fakturering: Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som
sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes personens private
postadresse for utsendelse av faktura, eller personens e- post adresse. Behandlingsgrunnlaget er GDPR
artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetskunder og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b
(nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatkunder.

 

IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for
oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging
av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f
(interesseavveining, jf. vår legitim interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslig forpliktelse til å ha
tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

 

Hvem vi deler personopplysninger med
Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er
lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss.
Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare
benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne
personvernerklæringen.

 

Gjennom vår leverandør av IT- tjenester, benytter vi oss av Microsoft Cloud. I den grad det fremgår av
avtale for Microsoft Cloud at data vil overføres til eller behandles i land utenfor EU/EØS eller til andre enn
amerikanske selskaper som er Safe Harbor sertifiserte, skjer slik overføring i henhold til prinsippene i EUs
standardavtale for overføring av personopplysninger utenfor EU/EØS.

 

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle
opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.
Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne
personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller
utleveringen er lovpålagt.

 

Lagring av personopplysninger

Vi lagrer saksdokumenter i inntil 10 år.

Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom.
Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir
benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

 

Dine rettigheter
Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av
omstendighetene.

 

Trekke samtykke tilbake: Dersom du har samtykket til behandling av personopplysninger, kan du når som
helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om
dette.

 

Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke
taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille
krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

 

Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om
å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette
personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for
eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

 

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til
oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil
det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

 

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du
sende inn en klage til Datatilsynet.

 

Sikkerhet
Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk,
og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for
håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å
sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

 

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for
tilgang for å utføre sine oppgaver.

 

Endringer i personvernerklæringen
Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår
nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

 

Kontakt oss
Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter,
kan du ta kontakt med oss:
Advokatfirmaet Bjørge – Skaaraas & Co AS
Postboks 444
1703 Sarpsborg
Telefon: 69162323