PERSONVERNERKLÆRING

FOR ADVOKATFIRMAET BJØRGE – SKAARAAS & CO AS

PERSONVERNERKLÆRING

PERSONVERNERKLÆRING FOR ADVOKATFIRMAET BJØRGE – SKAARAAS & CO AS

Gyldig fra: 20.7.2018

Denne personvernerklæringen gjelder forAdvokatfirmaet Bjørge – Skaaraas & Co AS. Vi samler inn personopplysninger om deg når du/din virksomhet besøker våre web-sider, eller på annen måte er i kontakt med oss.

Vi ønsker å forsikre kunder og besøkende på våre nettsider at vi er ansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

1. PERSONOPPLYSNINGER

Vi behandler personopplysninger om privatkunder, klienter i straffesaker, kontaktpersoner hos virksomhetsklienter, kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere, personer som er involvert i saker vi bistår i, andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til, og besøkende på vår hjemmeside.

2. ETABLERING AV KLIENTFORHOLD

Når vi kontaktes av en klient med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Dette er en konfliktavklaring. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har grunnlag i GDPR artikkel6 nr. 1 bokstav f.

Konfliktsjekk av privatkunder omfatter som regel fullt navn og hva saken gjelder. Generelt sett vil ikke konfliktsjekk på vegne av virksomhetskunder innebære behandling av personopplysninger. I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi kunne foreta en kundekontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Dette innebærer blant annet at vi henter inn kopi av gyldig legitimasjon eller signerer oppdragsavtale med bank-ID. Kundekontrollen er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1bokstav c.

Dersom vi kan ta oppdraget, registreres kontaktinformasjon om klienten. Dette omfatter som regel klientens navn og adresse. Registreringen av kontaktopplysninger er for privatkunder nødvendig for å kunne inngå avtale med vedkommende, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b. For virksomhetskunder bygger registreringen av kontaktopplysninger på en interesseavveining, jf. artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

 

3. BEHANDLINGSFORMÅL MED UTGANGSPUNKT I GDPR

3.1 Sakshåndtering

Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetskunder er forankret i GDPR artikkel 6nr. 1 bokstav f. I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel iGDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven (ny2018) § 11.

3.2 Kunnskapsforvaltning

Materiale vi har mottatt eller utarbeidet i forbindelse med en sak, vil kunne blir gjenbrukt i arbeid med andre saker. Behandlingsgrunnlaget er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

3.3 Klientadministrasjon

Det opprettes en egen sak for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt på i saken registreres i vårt regnskapssystem. For virksomhetskunder er det vi gjør i forbindelse med klientadministrasjon hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f , mens det for privatkunder anses som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende, jf. artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

3.4 Fakturering

Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetskunder benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatkunder, benyttes personens e- postadresse eller bostedsadresse.

Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel6 nr. 1 bokstav f for virksomhetskunder og artikkel 6 nr. 1 bokstav b for privatkunder.

3.5 IT-drift og sikkerhet

Personopplysninger som er lagret i våreIT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold.

Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitim interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

 

4. DINE RETTIGHETER

Du/din virksomhet har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg/din virksomhet. Hvilke rettigheter det er, avhenger av omstendighetene.

4.1 Trekke samtykke tilbake

Dersom du/din virksomhet har samtykket til behandling av personopplysninger, kan samtykke når som helst trekkes tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette. 

4.2 Be om innsyn

Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte. 

4.3 Be om retting eller sletting

Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg/din virksomhet eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, som for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn og arkiveringsplikt.

4.4 Dataportabilitet

I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

4.5 Klage til tilsynsmyndighetene

Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.

 

5. SIKKERHET

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver.

 

6. LAGRING AV OPPBEVARING AV SAKSDOKUMENTER

Vi oppbevarer nødvendige saksdokumenter i minimum inntil 10 år etter at oppdraget er avsluttet. Noen saksdokumenter vil det være nødvendig å oppbevare i inntil 20 år, avhengig av oppdragets art. Lagring i det angitte tidsrommet er vurdert som nødvendig av hensyn både til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak igjen kan bli aktuell.

Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f og GDPR artikkel 9 nr.2 bokstav f, jf. personopplysningsloven § 11.

Regnskapslovgivning pålegger oss eller så lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet. Det kan også være annen særlovgivning på pålegger lagringsplikt over en gitt periode.  

 

7. HVEM VI DELER PERSONOPPLYSNINGER MED

Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom personopplysninger er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Gjennom vår leverandør av IT- tjenester, benytter vi oss av Microsoft.

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt. Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

 

8. ENDRINGER I PERSONVERNERKLÆRINGEN

Vi vil kunne gjøre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette gjennom oppdragsbekreftelsen.

 

Kontakt oss

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss på e-post: adv@adv-bs.no eller sende brev til AdvokatfirmaetBjørge – Skaaraas & Co AS, Postboks 444, 1703 Sarpsborg.